Algemene voorwaarden

1. Toepasselijkheid en contractspartijen

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten, overeenkomsten, leveringen, verhuringen en diensten van Concept-Lights, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Zij maken integraal deel uit van de overeenkomst zodra zij vóór of bij het sluiten ervan aan de opdrachtgever ter beschikking zijn gesteld of door de opdrachtgever zijn aanvaard.

Afwijkende of aanvullende voorwaarden van de opdrachtgever zijn slechts van toepassing indien Concept-Lights die uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.

Indien een bepaling geheel of gedeeltelijk ongeldig of onafdwingbaar is, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Partijen vervangen de betrokken bepaling, voor zover nodig, door een geldige bepaling die het oorspronkelijke doel zo dicht mogelijk benadert.

Deze voorwaarden zijn in de eerste plaats opgesteld voor overeenkomsten met professionele opdrachtgevers (B2B). Indien de opdrachtgever een consument is, gelden dwingende consumentenregels steeds bij voorrang en worden bepalingen die daarmee strijdig zijn slechts toegepast binnen de wettelijk toegelaten grenzen.

2. Offertes, opdrachtbevestiging en prijs

Offertes zijn vrijblijvend tot de opdrachtgever ze aanvaardt en Concept-Lights de opdracht bevestigt. Tenzij anders vermeld, blijft een offerte 30 kalenderdagen geldig.

De prijs is gebaseerd op de informatie, planning, locatie, technische vereisten, aantallen, werkuren en prestaties die op het ogenblik van de offerte bekend zijn. Wijzigingen in scope, timing, locatie, technische vereisten of aantallen kunnen aanleiding geven tot een aangepaste prijs.

Niet in de offerte opgenomen prestaties, bijkomende werkuren, wachttijden, transporten, materiaal, crew, vergunningen, parking, taksen of andere kosten die noodzakelijk blijken door een wijziging of omstandigheid die niet aan Concept-Lights is toe te rekenen, gelden als meerwerk en kunnen afzonderlijk worden aangerekend.

Een reservatie van materiaal, crew of productiedatum is pas definitief na schriftelijke opdrachtbevestiging en, wanneer gevraagd, ontvangst van het overeengekomen voorschot.

3. Voorschotten en betaling

Concept-Lights kan bij opdrachtbevestiging een voorschot vragen. Het saldo is betaalbaar volgens de vervaldatum op de factuur of volgens de betalingsregeling in de offerte.

Voor professionele opdrachtgevers (B2B) zijn bij laattijdige betaling van rechtswege de interest en forfaitaire vergoeding verschuldigd die voortvloeien uit de toepasselijke Belgische regels inzake betalingsachterstand bij handelstransacties, onverminderd het recht om een hogere werkelijk geleden en bewezen schade te vorderen voor zover wettelijk toegelaten.

Bij consumenten worden laattijdige betalingen uitsluitend behandeld overeenkomstig de dwingende regels van Boek XIX van het Wetboek van economisch recht, waaronder de vereiste eerste kosteloze herinnering en de toepasselijke wettelijke maxima.

Bij een opeisbare en onbetaalde schuld mag Concept-Lights, naargelang de omstandigheden en voor zover wettelijk toegestaan, verdere prestaties opschorten. De planning kan daardoor worden verschoven met de duur van de betalingsachterstand en de redelijk noodzakelijke heropstarttijd.

4. Planning, werkuren en uitvoering

Vermelde begin-, eind-, laad-, opbouw-, repetitie-, show- en afbouwtijden zijn gebaseerd op de overeengekomen productieplanning. De opdrachtgever bezorgt tijdig alle informatie die noodzakelijk is om de opdracht uit te voeren.

Concept-Lights voert de opdracht professioneel en volgens de overeengekomen scope uit. Tenzij uitdrukkelijk als bindend overeengekomen, zijn uitvoeringstijden streeftijden wanneer zij afhankelijk zijn van derden, locatieomstandigheden, artiesten, leveranciers, transport, veiligheid of andere productievariabelen.

Vertraging veroorzaakt door de opdrachtgever, locatie, andere leveranciers of derden kan aanleiding geven tot bijkomende werkuren, wachttijd, transport- of personeelskosten.

5. Wijzigingen en meerwerk

Wijzigingen door de opdrachtgever worden zo snel mogelijk gemeld. Concept-Lights beoordeelt de technische, personele, logistieke en financiële gevolgen.

Concept-Lights is niet verplicht een wijziging uit te voeren wanneer die technisch onhaalbaar, onveilig, strijdig met regelgeving of redelijkerwijs niet meer organiseerbaar is.

Meerwerk kan worden aangerekend volgens de offerte, overeengekomen tarieven of, bij gebrek daaraan, de gebruikelijke tarieven van Concept-Lights.

6. Annulering door de opdrachtgever

Een annulering moet schriftelijk gebeuren per e-mail of aangetekende zending. De datum waarop Concept-Lights de annulering ontvangt, bepaalt de toepasselijke termijn.

Voor professionele opdrachtgevers geldt, tenzij de offerte een specifieke annulatieregel bevat: meer dan 30 kalenderdagen vóór de eerste productiedag: 25% van de overeengekomen prijs; 15 tot en met 30 kalenderdagen: 50%; 8 tot en met 14 kalenderdagen: 75%; 7 kalenderdagen of minder: 100%. Reeds gemaakte, niet-recupereerbare kosten, speciaal bestelde goederen en definitief vastgelegde externe prestaties kunnen aanvullend worden aangerekend voor zover zij niet reeds door het forfait worden gedekt.

Reeds betaalde voorschotten worden verrekend met de verschuldigde annuleringsvergoeding en aantoonbare kosten. Een eventueel saldo wordt terugbetaald.

Voor consumenten wordt een annuleringsvergoeding slechts toegepast voor zover zij, rekening houdend met de concrete omstandigheden, wettelijk toelaatbaar, evenredig en wederkerig is.

7. Annulering of opschorting door Concept-Lights

Concept-Lights kan de uitvoering opschorten of, wanneer uitvoering redelijkerwijs onmogelijk of onveilig wordt, de overeenkomst beëindigen bij ernstige contractuele tekortkoming van de opdrachtgever, niet-betaling, onveilige omstandigheden, ontbreken van noodzakelijke toelatingen of andere zwaarwegende redenen.

Indien Concept-Lights zonder toerekenbare tekortkoming van de opdrachtgever een bevestigde opdracht annuleert en geen gelijkwaardige oplossing kan aanbieden, worden bedragen voor niet-uitgevoerde prestaties terugbetaald. Dwingende rechten van consumenten blijven onverkort gelden.

8. Overmacht en uitzonderlijke omstandigheden

Geen partij is aansprakelijk voor niet-uitvoering of vertraging die het gevolg is van een gebeurtenis buiten haar redelijke controle die de uitvoering onmogelijk of onredelijk bezwarend maakt, zoals ernstige weersomstandigheden, brand, overstroming, oorlog, overheidsmaatregelen, staking, ernstige storing van nutsvoorzieningen of infrastructuur, epidemie, onverwachte locatie-onbeschikbaarheid of ernstige verstoring bij essentiële leveranciers.

De getroffen partij informeert de andere partij zo spoedig mogelijk en beperkt de gevolgen redelijkerwijs. Partijen onderzoeken eerst of verplaatsing, aanpassing of gedeeltelijke uitvoering mogelijk is.

Reeds werkelijk uitgevoerde prestaties en aantoonbare niet-recupereerbare kosten blijven verschuldigd voor zover wettelijk toegestaan.

9. Verplichtingen van de opdrachtgever en locatie

De opdrachtgever zorgt tijdig voor correcte productie-informatie en voor veilige, legale en voldoende toegankelijke werk- en laadomstandigheden.

Voor zover relevant voorziet de opdrachtgever in geschikte stroomvoorziening, netwerk/internet, rigging- en ophangpunten, podium- en locatie-infrastructuur, vergunningen, parkeer- en laadmogelijkheden, beveiliging en andere voorzieningen die volgens offerte, rider of productieafspraak door hem moeten worden geleverd.

Indien voorzieningen ontbreken of onveilig zijn, mag Concept-Lights de werkzaamheden onderbreken totdat een veilige en werkbare situatie bestaat. Daaruit voortvloeiende redelijke extra kosten kunnen aan de opdrachtgever worden aangerekend wanneer de oorzaak aan hem of zijn hulppersonen toerekenbaar is.

10. Veiligheid

Veiligheid primeert op artistieke of productionele wensen. Concept-Lights en zijn aangestelden mogen een handeling, installatie, effect of gebruik van materiaal weigeren of stilleggen wanneer zij redelijkerwijs menen dat dit onveilig, onwettig of strijdig met voorschriften van fabrikant, locatie, verzekeraar of bevoegde overheid is.

De opdrachtgever respecteert veiligheidsinstructies en zorgt ervoor dat bezoekers, artiesten, personeel en derden geen toegang hebben tot technische zones of apparatuur waar dit niet is toegestaan.

11. Materiaal, huur, verlies en schade

Materiaal dat door Concept-Lights ter beschikking wordt gesteld, blijft eigendom van Concept-Lights of zijn leverancier, tenzij uitdrukkelijk als verkoop is overeengekomen.

Vanaf de overeengekomen terbeschikkingstelling tot de terugname behandelt de opdrachtgever het materiaal zorgvuldig en uitsluitend volgens bestemming en instructies. Zonder toestemming mag materiaal niet worden verplaatst, gewijzigd, geopend, onderverhuurd of aan derden toevertrouwd buiten het normale gebruik van de productie.

Schade, verlies of diefstal die tijdens de risicoperiode aan de opdrachtgever of zijn hulppersonen kan worden toegerekend, kan worden aangerekend op basis van redelijke herstelkosten of, wanneer herstel economisch niet verantwoord of onmogelijk is, de redelijke vervangingswaarde, rekening houdend met aard en staat van het materiaal.

Normale slijtage en defecten die niet aan de opdrachtgever kunnen worden toegerekend, vallen niet ten laste van de opdrachtgever.

12. Geleverde goederen en eigendomsvoorbehoud

Voor goederen die worden verkocht, blijft Concept-Lights eigenaar tot volledige betaling van de daarvoor verschuldigde bedragen, voor zover het eigendomsvoorbehoud wettelijk tegenwerpelijk is.

Het risico gaat over volgens de overeengekomen levering. De opdrachtgever zorgt ervoor dat de leverings- of werklocatie toegankelijk is. Redelijke bijkomende kosten door een aan de opdrachtgever toerekenbare ontoegankelijkheid kunnen worden aangerekend.

13. Crew, freelancers en onderaannemers

Concept-Lights mag voor de uitvoering beroep doen op werknemers, freelancers, leveranciers en onderaannemers. Concept-Lights blijft verantwoordelijk voor de coördinatie van de eigen contractuele prestaties, behoudens waar de opdrachtgever rechtstreeks met een derde contracteert.

De opdrachtgever geeft geen instructies aan crew of onderaannemers die strijdig zijn met veiligheidsvoorschriften, de overeengekomen scope of toepasselijke arbeids- en welzijnsregels.

14. Intellectuele eigendom en showbestanden

Concepten, technische tekeningen, lichtontwerpen, programmeerbestanden, showfiles, cue-structuren, templates, documentatie en andere creatieve of technische werken van Concept-Lights blijven beschermd door de toepasselijke intellectuele-eigendomsrechten.

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen verkrijgt de opdrachtgever uitsluitend het gebruik dat noodzakelijk is voor de overeengekomen productie. Bronbestanden, programmeerbestanden en herbruikbare templates worden niet geacht te zijn overgedragen enkel doordat een productie of dienst is betaald.

Door de opdrachtgever aangeleverde muziek, video, logo's, beelden, content of andere materialen moeten rechtmatig kunnen worden gebruikt. De opdrachtgever staat in voor de nodige rechten en licenties voor zijn aangeleverde content.

15. Foto's en referenties

Concept-Lights mag de naam van een professionele opdrachtgever en niet-vertrouwelijke beelden van een publiek uitgevoerde productie als zakelijke referentie gebruiken, tenzij vooraf schriftelijk anders overeengekomen of wanneer uit de aard van de opdracht vertrouwelijkheid volgt.

Persoonsgerichte beelden worden slechts gebruikt met inachtneming van toepasselijke privacy-, portret- en auteursrechten.

16. Aansprakelijkheid

Concept-Lights is aansprakelijk voor rechtstreeks bewezen schade die het gevolg is van een aan Concept-Lights toerekenbare contractuele fout, binnen de grenzen van het toepasselijke recht.

Voor professionele opdrachtgevers is, behoudens bedrog, opzettelijke fout, zware fout voor zover uitsluiting daarvan wettelijk niet is toegestaan, lichamelijke schade of andere gevallen waarin beperking wettelijk verboden is, de totale contractuele aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag van de betrokken opdracht of, indien hoger en toepasselijk, het bedrag dat voor het schadegeval daadwerkelijk door de aansprakelijkheidsverzekeraar wordt uitgekeerd.

Concept-Lights is tegenover professionele opdrachtgevers niet aansprakelijk voor indirecte schade zoals winstderving, gemiste omzet, reputatieschade of gevolgschade, behalve voor zover een dergelijke uitsluiting wettelijk niet toegestaan is.

De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor beslissingen, materialen, infrastructuur, content en instructies die door hem of door derden onder zijn verantwoordelijkheid worden aangeleverd.

17. Klachten

Klachten worden zo snel mogelijk en voldoende gemotiveerd schriftelijk gemeld zodat Concept-Lights de klacht kan onderzoeken en, waar mogelijk, remediëren.

Voor professionele opdrachtgevers worden zichtbare gebreken of niet-conforme prestaties bij voorkeur onmiddellijk en uiterlijk binnen 8 kalenderdagen na de betrokken prestatie gemeld; verborgen gebreken binnen 8 kalenderdagen na ontdekking. Het verstrijken van deze termijnen verhindert een vordering niet wanneer een dwingende rechtsregel zich daartegen verzet.

Een betwisting van een factuur wordt door professionele opdrachtgevers bij voorkeur binnen 8 kalenderdagen na ontvangst schriftelijk en gemotiveerd meegedeeld.

18. Privacy

Persoonsgegevens worden verwerkt overeenkomstig de privacyverklaring van Concept-Lights, beschikbaar op concept-lights.be/privacy.html.

19. Toepasselijk recht en geschillen

Op de overeenkomst is Belgisch recht van toepassing.

Voor geschillen met professionele opdrachtgevers zijn, behoudens dwingend recht, de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen, afdeling Dendermonde bevoegd. Partijen streven er eerst naar een geschil minnelijk op te lossen.

Voor consumenten gelden de dwingende regels inzake bevoegde rechtbank en geschillenbeslechting.